Penyelenggaraan Ramalan dalam Pengurusan Kemudahan di Institusi Pendidikan Tinggi

Pengurusan kemudahan atau facility merujuk amalan atau proses yang bertujuan mengurus dan menyelenggara aset serta kemudahan dalam sesebuah institusi pendidikan. Proses ini amat penting bagi memastikan kemudahan berada dalam keadaan baik, selamat dan berfungsi seperti yang diperlukan oleh pengguna. Langkah ini juga diambil bagi mengelakkan sebarang gangguan terhadap operasi institusi.

Dalam sesebuah institusi pendidikan tinggi, kemudahan merangkumi pelbagai elemen seperti sistem perpaipan dan elektrik, bangunan akademik, bangunan pentadbiran serta kolej penginapan pelajar. Kemudahan sukan turut menjadi sebahagian daripada kemudahan, termasuklah gelanggang badminton, futsal, tenis, bola tampar, padang bola sepak, masjid dan klinik kesihatan. Selain itu, kelengkapan sokongan untuk pengajaran juga diberikan perhatian, merangkumi peralatan saintifik di makmal, projektor, televisyen, papan putih, skrin layar, perabot dan pendingin hawa.

Aspek utama dalam pengurusan kemudahan melibatkan penyelenggaraan dan penjagaan aset. Tugas ini meliputi penyelenggaraan rutin dan pembaikan, khususnya bagi sistem elektrik dan lif. Selain itu, keselamatan dan kesihatan turut diberi perhatian melalui pematuhan terhadap peraturan keselamatan yang memastikan bangunan selamat untuk digunakan.

Pengurusan tenaga memainkan peranan penting dalam memastikan sumber tenaga digunakan secara cekap dan lestari. Di samping itu, perkhidmatan sokongan seperti pembersihan dan pengurusan sampah turut menyumbang kepada kelancaran operasi kemudahan. Semua ini menyokong keberkesanan pengurusan kemudahan dalam institusi pendidikan tinggi.

Pengurusan kontrak juga tidak kurang pentingnya. Aspek ini melibatkan pengurusan perjanjian dengan vendor dan penyedia perkhidmatan bagi memastikan kerja-kerja penyelenggaraan berjalan lancar dan mengikut jadual. Keberkesanan pengurusan kontrak membantu memastikan kemudahan sentiasa dalam keadaan optimum untuk kegunaan pelbagai pihak di institusi.

Kebergantungan warga institusi pendidikan tinggi terhadap kemudahan yang baik amat tinggi. Justeru, tidak menghairankan apabila Kementerian Pendidikan Tinggi (KPT) telah memperuntukkan RM635 juta dalam Belanjawan 2025 bagi memastikan kemudahan sentiasa berada dalam keadaan yang kondusif.

Namun begitu, bagi menjamin kualiti serta mengoptimumkan penggunaan peruntukan kewangan, pelbagai disiplin ilmu diperlukan untuk merealisasikan pengurusan kemudahan terbaik. Antaranya termasuklah kejuruteraan, seni bina dan sains tingkah laku. Dalam era digital yang sarat dengan data, pengaplikasian konsep kepintaran buatan seperti penyelenggaraan ramalan atau predictive maintenance menjadi amat relevan.

Penyelenggaraan Ramalan

Penyelenggaraan ramalan ialah strategi yang meramalkan keperluan penyelenggaraan kemudahan berdasarkan analisis data seperti data sejarah atau teknologi pemantauan menggunakan penderia. Tujuan utama strategi ini adalah untuk mengurangkan kerosakan, memanjangkan jangka hayat dan mengelakkan kegagalan kemudahan yang boleh menjejaskan operasi institusi. Melalui analisis data seperti tarikh perolehan, spesifikasi, jangka hayat, kekerapan penyelenggaraan serta bantuan teknologi seperti penderia dan pembelajaran mesin (machine learning), pengurusan kemudahan dapat merancang langkah penyelenggaraan secara proaktif.

Dari aspek kecekapan operasi, penyelenggaraan ramalan membantu memastikan peralatan sentiasa dalam keadaan terbaik. Masa henti atau downtime yang tidak dirancang dapat dikurangkan, sekali gus memastikan kemudahan beroperasi dengan lebih efisien. Dalam pengurusan risiko, pendekatan ini mengenal pasti masalah lebih awal dan membolehkan tindakan pembaikan diambil sebelum kerosakan menjadi lebih serius. Sebagai contoh, kegagalan pendingin hawa di dalam dewan pada musim peperiksaan boleh dielakkan melalui sistem penyelenggaraan ramalan.

Penyelenggaraan ramalan mempunyai kaitan langsung dengan pengurusan kemudahan, terutamanya dalam meningkatkan kecekapan operasi. Penggunaan penyelenggaraan ramalan membolehkan pengurusan kemudahan memastikan peralatan sentiasa berada dalam keadaan terbaik. Langkah ini membantu mengurangkan masa henti atau downtime yang tidak dirancang, sekali gus memastikan kemudahan dapat beroperasi dengan lebih lancar dan efisien.

Selain itu, penyelenggaraan ramalan memainkan peranan penting dalam pengurusan risiko. Kerosakan kemudahan yang tidak dijangka sering memberi kesan besar terhadap operasi institusi. Sebagai contoh, kegagalan pendingin hawa di dewan pada musim peperiksaan boleh mencetuskan situasi yang tidak terkawal kerana dewan tersebut tidak dapat digunakan untuk tempoh yang lama. Melalui penyelenggaraan ramalan, masalah dapat dikenalpasti lebih awal, memberi ruang kepada pihak pengurusan institusi untuk mengambil tindakan pembaikan sebelum keadaan menjadi lebih buruk.

Dari aspek pengurusan sumber, penyelenggaraan ramalan membantu merancang dan menggunakan sumber secara lebih teratur. Contohnya, bahan ganti atau alat pembaikan boleh disediakan lebih awal, sementara penjadualan pekerja dapat dirancang bagi melaksanakan tugas pembaikan tanpa menjejaskan operasi kemudahan. Perancangan yang sistematik ini memastikan pengurusan kemudahan berjalan lancar dan berkesan.

Pengurusan kemudahan sering dikaitkan dengan keperluan kewangan yang besar, terutamanya untuk melaksanakan proses penyelenggaraan. Bagi memastikan pengurusan bajet lebih tersusun, pengaplikasian penyelenggaraan ramalan dapat membantu institusi menyediakan bajet penyelenggaraan kemudahan secara lebih teratur dan bersedia.

Satu daripada manfaat utama penyelenggaraan ramalan ialah pengurangan kos penyelenggaraan yang tidak dirancang. Kerosakan peralatan secara tiba-tiba sering memerlukan pembaikan segera atau ad-hoc yang biasanya lebih mahal berbanding dengan penyelenggaraan berkala yang telah dirancang. Proses ini juga sering memakan masa yang lama untuk mendapatkan kelulusan peruntukan dan perolehan. Melalui ramalan keperluan penyelenggaraan, bajet kemudahan dapat digunakan dengan lebih efisien, sekali gus mengurangkan pembaziran perbelanjaan.

Selain itu, perancangan bajet menjadi lebih tepat melalui analisis data penyelenggaraan dan corak kegagalan peralatan berdasarkan data sejarah. Pendekatan ini membolehkan pengurusan institusi menyediakan anggaran kewangan yang lebih realistik untuk tahun akan datang, mengurangkan risiko pembaziran atau kekurangan dana.

Dari segi pemilihan aset, penyelenggaraan ramalan membantu institusi membuat keputusan yang lebih baik dalam perolehan aset. Pengurusan dapat menentukan kekerapan dan kos penyelenggaraan setiap peralatan, membolehkan bajet lebih diutamakan untuk aset kritikal dan mengurangkan perbelanjaan ke atas aset yang kurang diperlukan.

Selain itu, kos penyelenggaraan juga dapat dijadualkan dengan lebih tepat dan berkesan melalui penyelenggaraan ramalan. Langkah ini membantu mengurangkan beban kewangan pada satu masa tertentu, membolehkan pengurusan kemudahan merancang kos penyelenggaraan yang lebih konsisten sepanjang tahun, berbanding kejutan perbelanjaan akibat kerosakan besar.
Secara keseluruhannya, penyelenggaraan ramalan memberikan manfaat yang besar dalam pengurusan kemudahan, terutamanya dari aspek perancangan bajet. Pendekatan ini membolehkan pengurusan institusi membuat keputusan yang lebih bijak berkaitan penyelenggaraan aset, mengurangkan kos yang tidak dirancang dan meningkatkan kecekapan operasi secara menyeluruh.

Mekanisme yang tepat dalam pelaksanaan penyelenggaraan ramalan membolehkan pengurusan kemudahan mengoptimumkan prestasi sambil meminimumkan perbelanjaan dalam jangka panjang. Oleh itu, pengaplikasian penyelenggaraan ramalan perlu dilaksanakan secara menyeluruh di institusi pendidikan tinggi untuk memastikan kemudahan sentiasa berada dalam keadaan yang kondusif dan memenuhi keperluan warga institusi.

Penulis ialah mantan Rektor UiTM Cawangan Perlis.